慣れたらあとはどうって事はない

みなさんはバイトに入った際、どんな時にドキッとしますか?新人さんの意見で多かったのは「一人でいる時の電話」だそうです。そこで今回はバイト時に慌ててしまわないよう、必要最低限の電話マナーについてお話したいと思います。
まずは着電時。周りに人がいなければ当然出なくてはいけませんし、もしいても手が離せない先輩を無視していたり、「電話に出て!」といわれてから出るのでは絶対にいけません。ベルが鳴ったらドキドキするかもしれませんが出来るだけ早く出ましょう。
原則3回以上ベルが鳴ったら「お待たせしました!」と一言添えるのがマナーです。電話を取ったらそれはもうあなたの責任。社名、挨拶はゆっくりと、ハキハキが基本です。
電話にでたら最初に相手のお名前や社名や用件を確認します。聞き取りにくい場合はそのままにせず聞き直し、要点をメモしましょう。自分で判断しづらい事、また担当外の事は、「担当者に代わりますので、しばらくお待ちください」と伝え、担当者や上司に取り次ぎましょう。もし担当者が居なければ後ほど掛け直しをする、もしくはかけ直してもらうと間違いがありません。電話の用件先に取り次ぐまではあなたの責任なので絶対に忘れないようにしましょう。
次に発信時です。最初はそうそうないでしょうが、仕事を任せられるようになれば、何かと電話を掛ける機会も増えてきます。この際メモ等事前準備をしておくと慌てないと思います。用件をあらかじめまとめておくといいでしょう。社名や自分の名前、挨拶はゆっくりと、はっきり述べ、今お時間は大丈夫か確認します。相手が忙しい、または担当の方が留守の場合は簡単に用件を伝え、掛け直す様に心掛けましょう。その際取り次いだ方の名前はきちんとメモしておく事!これは「本当に電話したの?」という2次被害を防ぐ為です。
最後に、これは発着信時どちらも言える事ですが、メモした要点を復唱しお互いに理解できているかを確認します。日時、数量、金額等の数字、メールアドレス等のアルファベットは特に注意しましょう。最初のうちはとても不安になるかと思います。でもこれも場数を踏めば慣れるもの。先輩や上司の方がどんな風にやっているのか良い具合に見て、良い所はとことん盗みましょう。仕事というのは基本盗むものですよ。